Comunicare è spesso la parte fondamentale del nostro lavoro: si può essere dei maghi nel saper vendere ghiaccioli agli esquimesi, nel reperire fondi per un progetto quasi impossibile, ma la parte realmente difficile rimane quella di saperlo comunicare.
Parlare di numeri e di dati in modo accattivante rimane una bella sfida per tutti coloro che lavorano nel settore AFC (amministrazione, finanza e controllo) ma anche dell’ICT (Information, communication and technology) ed ultimamente questi due settori si intersecano sempre di più, quindi i dati diventano ancora più oscuri e difficili da spiegare.
Per ottenere un intervento mirato alcune regole sono fondamentali:
Parlare di un solo tema, o di pochi temi molto legati tra loro, con un programma molto ben dettagliato: argomenti “spinosi” hanno necessità di essere ben “raccontati” e la narrazione si svolge meglio se la trama è lineare e ben rappresentabile; capire come mai il fatturato è peggiorato dopo il primo trimestre è più importante che vederlo rappresentato.
Capire bene l’umore della sala: già, sembra bizzarro, ma capire se la sala è in un’atmosfera poco rilassata può fare la differenza e far saltare quella slide piena di dati particolarmente complessi con una battuta potrebbe aiutare significativamente la presentazione. Appena entrati sondiamo l’umore dei partecipanti facendo la loro conoscenza, parlando del meteo, cercando di capire se c’è un buon mood oppure no.
Bisogna parlare dei numeri, dei processi che portano a quei numeri e mai delle persone (a meno che non sia assolutamente necessario). I dati sono dati ed esprimono situazioni: come si è arrivati a quelle situazioni diventa oggetto di una ulteriore e separata analisi.
I dati ci dicono ciò che accade. Le storie che producono quei dati ce ne spiegano il perché: raccontiamo i dati con delle storie che spieghino perché è importante che vengano conosciuti quei numeri! Tornando all’esempio delle vendite: è storicamente attendibile il fatto che la maggior parte delle vendite dell’anno avvenga nel primo trimestre? Oppure non si è mai verificato e quindi bisogna capire velocemente come mai? Magari quest’anno è accaduto qualcosa di particolare.
Proiettare un grafico può aiutare molto a rendere fruibile i dati che sostengono il messaggio, ma:
Quali tipologie di grafico utilizzare?
E’ risaputo che i numeri vengono meglio riconosciuti se esposti in modo molto sintetico in grafici, ma quali sono i più indicati? Diciamo che dipende sia dal tipo di informazione che si vuole dare sia anche da chi la deve ricevere.
Un grafico a torta funziona bene per dimostrare la composizione di un dato complessivo. Però, è buona norma non utilizzare le torte se c’è poca differenza tra i dati:
Tra il verde ed il viola non si capisce bene la differenza.
Nel grafico seguente è stato sufficiente aggiungere le etichette per chiarire la differenza tra le sezioni simili.
Un grafico a barre può indicare l’andamento delle vendite. Ma immagina l’effetto se proietassi questo grafico:
Per non parlare di questo, che butterebbe tutti nella depressione più nera:
Chiaro che l’informazione deve essere comunicata perché questo è il nostro scopo, ma saperla comunicare nel migliore dei modi può aiutare i partecipanti a meglio comprendere come si è potuto arrivare a quel punto e magari a rispondere ad una Call to Action, con la quale sarebbe opportuno concludere ogni presentazione.
–Fatima Carbonara (Aprile 2019)